Outlook

Wie kann man sich vor Phishing schützen?

Unter dem Begriff Phishing (Neologismus von fishingengl. für ‚Angeln‘) versteht man Versuche, über gefälschte WebseitenE-Mails oder Kurznachrichten an persönliche Daten eines Internet-Benutzers zu gelangen und damit Identitätsdiebstahl zu begehen. (Wikipedia)

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Wir alle kennen typische Spam-Mails: „Jetzt schnell reich werden“ oder auch „Rechtmäßiger Erbe gesucht“. So können verheißungsvolle Betreffzeilen lauten. Viele solcher Nachrichten erkennt man inzwischen auf den ersten Blick als Spam.

Es gibt aber leider auch E-Mails, die manchmal täuschend echten Nachrichten ähnlich sehen. So gut gemacht, als würden sie von wirklichen Banken oder anderen Firmen stammen. Es kann sogar sein, dass die Mails persönliche Informationen des Empfängers, etwa den korrekten Namen, enthalten.

Das Ziel dieser Fälschungen ist, z. B. über einen Link auf eine ebenfalls gefälschte Webseite zu leiten, wo Sie Ihr Passwort eingeben sollen – welches dann gestohlen wird.

Wie können Sie sich vor Phishing schützen?

  • Misstrauisch sein bei E-Mails, die nach persönlichen Informationen fragen (das betrifft Mails aber auch Social-Media-Posts und Anzeigen).
  • Falls Sie keine Nachricht von einem Anbieter erwarten, im Zweifel lieber telefonisch nachfragen.
  • In einigen Fällen lassen sich gefälschte Nachrichten bei genauerem Hinsehen entlarven: Gibt es einen Footer (Fußzeile) mit korrekten Angaben? Ist die Rechtschreibung fehlerfrei? Und bin ich überhaupt bei der Bank?
  • Vorab bitte den Link anschauen, der möglicherweise in die Mail integriert ist: Wie lautet die URL? Wirkt die Adresse stimmig?
  • KEINE persönlichen Daten per E-Mail verschicken. NIEMALS Passwörter per Mail versenden. VERMEIDEN Sie Formulare auszufüllen, zu denen Sie per Link weiter geleitet werden.

 


Signatur im Outlook erstellen

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Die E-Mail-Signatur dient in erster Linie als persönliche Unterschrift am Ende eines Mails.

Im Outlook können Sie eine oder mehrere Signaturen für E-Mail-Nachrichten erstellen. Ihre Signatur kann Text, Bilder oder ein Logo enthalten. Sie können Outlook so einrichten, dass für verschiedene Mail-Ausgänge die passende Signatur verwendet wird.

Privat: Was kann eine gute Signatur enthalten?

  • Name
  • Anschrift
  • Telefonnummer: Festnetz- und/oder Mobil-Nummer
  • E-Mail-Adresse
  • Link zur Webseite
  • Ev. Logo
  • Social Media Links wirken professionell und stellen auch eine andere Möglichkeit dar, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Ich empfehle eine einfache Schriftart und Formatierung. Es kann nämlich sein, würden Sie eine ausgefallene Schrift wählen, und diese beim Empfänger nicht installiert ist, Ihre Signatur nicht korrekt dargestellt werden kann.

Achten Sie auch bitte darauf, dass Ihre Signatur responsive ist. Das heißt, dass Ihre Signatur auf den jeweiligen Endgeräten (Smartphone, Tablet, …) anders dargestellt wird, als auf Ihrem PC. Testen Sie deshalb das Erscheinungsbild Ihrer Signatur auf möglichst vielen Endgeräten.

Fotos und Logo werden meist beim Empfänger als externe Datei dargestellt und müssen separat heruntergeladen werden. Falls Sie Foto oder Logo verwenden auch die Größe der Datei achten, damit sie Ihre E-Mail-Signatur nicht unnötig groß macht.

Einzelunternehmen: Was muss eine Signatur enthalten?

Grundsätzlich haben alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen folgende Angaben zu machen:

  • Firma (Firmenwortlaut gemäß Firmenbucheintrag)
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Firmensitz (gemäß Firmenbucheintrag)
  • Rechtsform
  • Befindet sich das Unternehmen in Liquidation ist dies anzuführen.

Zusätzlich bestehen weitere rechtsformspezifische Informationsverpflichtungen. So müssen eingetragene Einzelunternehmer (eU) ihren bürgerlichen Namen anführen, wenn dieser, vom ins Firmenbuch eingetragenen Firmenwortlaut, abweicht.

Rechtliche Angaben für Unternehmen, inklusive Impressumpflicht bei der Signatur finden Sie auf der Seite der WKO!


Schritt für Schritt Anleitung

Nur wenige Schritte zur Ihrer professionellen Signatur!

 

Öffnen Sie Ihr Outlook und klicken Sie auf Datei:

Datei öffnen

Dann auf Optionen:

Optionen öffnen

Dann auf E-Mail und Signaturen:

Signaturen

Dann auf Neu, den Namen der Signatur eingeben und auf ok drücken:

Signatur benennen

Z.B.:

Beispiel Signatur

Sie können hier die Schriftart und die Schriftgröße einstellen. Texte fett oder kursiv schreiben. Texte unterstreichen, Schriftfarbe wählen.

Einstellungen Signatur

Die Signatur links-, rechtsbündig oder zentriert darstellen lassen.

Signatur einstellen

Wenn Sie elektronische Visitenkarten angelegt haben, können Sie diese hier einfügen.

Signatur Visitenkarte

Ein Foto und einen Link einfügen.

Signatur Foto und Link

Hier können Sie einstellen mit welcher Signatur eine neue Nachricht erstellt werden soll. Oder ob eine neue E-Mail ohne Signatur erstellt werden soll.

Und welche bzw. ob eine Signatur beim Antworten oder Weiterleiten einer E-Mail eingefügt werden soll.

Signatur Einstellung

Daumen hoch

Schritt für Schritt Anleitung hier herunterladen!